Oriente seu público através de tópicos: organização é fundamental

 

Organizar as informações

Oriente-os através das informações

Pense no que seu público sabe sobre a situação ou o tópico sobre o qual você está escrevendo. Em seguida, oriente-o com as informações necessárias. Para ajudar, tente responder às seguintes perguntas:

• Quem é meu público?
• O que meu público já sabe sobre o assunto?
• O que meu público precisa saber?
• Que perguntas meu público terá?
• Qual é o melhor resultado para minha instituição? O que preciso dizer para obter esse resultado?
• Qual é o melhor resultado para o nosso público? O que preciso dizer para obter esse resultado?

Faça com que seja fácil de seguir

Organização é fundamental. Comece definindo seu propósito e o objetivo final. Organize tudo em uma ordem lógica. 

• Coloque as informações mais importantes no começo.
• Inclua informações básicas (quando necessário) no final.

As pessoas leem sites e documentos governamentais para obter respostas rápidas. Elas querem saber como fazer algo ou o que acontece se não fizerem algo. Organize sua escrita de forma que seja fácil de acompanhar.

Para documentos longos e complexos, crie um sumário abrangente ou links para subtítulos. Sua lista deve ser um roteiro confiável que os usuários possam seguir para encontrar rapidamente o que precisam.

Ordem de processo

Escrever as informações na ordem em que as coisas acontecem é a melhor opção para informações de processo. Isso costuma ser comum em regulamentações. 

Por exemplo, o processo de solicitação de um programa de benefícios do governo pode ser assim:

1. Você preenche um requerimento para obter um benefício.
2. Você envia a aplicação.
3. A instituição analisa o pedido.
4. A instituição toma uma decisão sobre o pedido.

Apresente as etapas em ordem cronológica, na ordem em que seu usuário e sua instituição as seguirão. O índice abaixo está organizado em uma sequência lógica para um programa de subsídios destinado a Alunos de Escolas Públicas.

Alunos de Escolas Públicas

Subparte A: Como funciona o programa de subsídios? 

791.1 O que é o Programa de Educação para Alunos de Escolas Públicas? 

791.2 Sou elegível para uma bolsa? 

791.3 Quais atividades são apropriadas para financiamento de subsídios? 

 

Subparte B: Como concorrer?

791.10 Onde escrevo para obter um pedido de bolsa? 

791.11 Quais materiais preciso enviar para ser considerado para uma bolsa? 

791.12 Para onde envio minha inscrição? 

791.13 Quando é o prazo final para minha inscrição? 

Subparte C: Como é feita a Concessão?

791.20 Como é avaliada minha inscrição?
791.21 Quais critérios de seleção será utilizado?

Subparte D: Direitos e responsabilidades dos beneficiários

791.30 Em que condições posso usar minha bolsa?
791.31 Quais são minhas responsabilidades?

Primeiro, o geral. Depois, exceções, condições e informações especializadas.

Outra abordagem útil é priorizar as informações gerais em um documento ou site. Dessa forma, o material que mais interessa aos leitores na maioria das situações vem primeiro. 

Posteriormente, você pode abordar informações especializadas.

Com informações de: digital.gov EUA